Özel entegratör, e-defter, e-fatura, e-defter ve e-irsaliye kullanma zorunluluğu olan mükellefler için aracı sistem sunan kurum ve kuruluşlara denir. Bir kuruluşun özel entegratör olabilmesi için, çeşitli şartları yerine getirmesi kaydıyla Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından özel entegratör kabul edilmesi gerekir.

Özel entegratör olarak hizmet sunan kuruluşlar, kendilerine ait olan yazılımları işletmelerin kullanımına sunarlar. Özel entegratörlerin Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi, Bilgi Güvenliği, İş Sürekliliği gibi sertifikaları almaları gerekir. Ayrıca, ITIL sertifikasına sahip en az bir tane personel bulundurmalı ve TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilen mali mühür sertifikası imzalama konusuna uygun uyum değerlendirme raporu almış olmalıdır.

Tüm test ve uyum süreçlerini tamamlayan kuruluşlar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onaylı özel entegratörleri olarak e-fatura internet sitesindeki listede yer alırlar.